Parmi d'autres projets...
Migration d'une chaîne de supermarchés (≈900 j/h)
Au sein d'une société de services, j'ai géré, en tant que Chef de Projet, la migration d'un système de Gestion Commerciale. Ce projet concernait les 10 magasins d'un réseau de distribution alimentaire BIO en activité.
Les objectifs étaient de transformer ce groupe de magasins hétéroclites en un véritable réseau, avec une politique, un référencement et un programme de Fidélité communs. De plus, afin de pouvoir s'accroître, la Direction avait besoin de mieux maîtriser ses marges, et donc de pratiquer une vraie gestion unitaire des stocks.
Le projet consistait à mettre en œuvre :
- Un progiciel intégré de magasin. Ces magasins sont des petits supermarchés bio.
- Un progiciel intégré de centrale d'achat, nécessaire pour s'assurer de l'uniformisation de tous les magasins.
- Un progiciel d'encaissement alimenté par la Gestion Commerciale et permettant d'enregistrer et de restituer les ventes unitaires.
- Des caisses avec scanners et balances intégrés, et reliées à des terminaux de paiement électroniques
- Des PDA destinés à des usages distincts, tels que réception de marchandises, enregistrement de la démarque, inventaires, contrôles de prix, ...
- La récupération des ventes réalisées dans chaque magasin, et la consolidation des statistiques de vente sur différents types de période (jour, semaine, mois, année)
- La visualisation des ventes par site, en temps réel, de façon centralisée
Mon rôle a résidé principalement en :
- L'établissement du lien entre les équipes "métiers" du Client et les équipes techniques de l'éditeur des progiciels.
- L'étude complémentaire des écarts entre les progiciels et les besoins effectifs des utilisateurs, Cette étude a donné lieu à la rédaction de spécifications fonctionnelles générales, et au développement de plus de 200 jours de fonctions spécifiques.
- La récupération des données existantes dans les bases de données précédemment utilisées afin d'éviter la saisie Ex nihilo des bases fournisseurs, articles et tarifaires. J'ai effectué ce travail avec des outils de requête, puis des exportations et des importations via Excel.
- La formation et l'accompagnement des personnels des magasins et de la centrale.
- L'établissement des plannings de mise en œuvre des magasins et le suivi des opérations.
- Le pilotage des intervenants externes et le reporting aux Directions Client et MOE.
Bilan
Après environ 900 jours/homme de projet, la migration vers le nouveau système s'est bien déroulée, un magasin après l'autre.
- J'ai piloté seul les bascules des 5 premiers magasins, en présence et avec l'appui du correspondant informatique du Client. A chaque fois, j'ai continué l'alimentation d'un process écrit de bascule qui a compté au final près de 50 pages.
- Mon rôle a aussi consisté à planifier et synchroniser les actions des nombreuses Parties Prenantes concernées : Les développeurs de ma société de services, le pilote informatique Client, le fournisseur des serveurs et du matériel informatique, les fournisseurs du réseau, des caisses, des terminaux d'encaissement, des balances, des PDA, ...
- Lors des bascules des 5 magasins suivants, j'ai assisté le correspondant informatique du Client, lui apportant assistance et conseils.
- L'analyse des données existantes dans les systèmes d'origine ainsi que la récupération de la plus grande partie d'entre elles, a permis l'économie de ressources, en termes de temps de saisie et de vérification des bases. Mes requêtes et imports ont facilité la création d'environ 300 fournisseurs, 25000 articles et tarifs. Soit une économie de 300 jours par rapport à la méthode classique qui aurait consisté en la récupération des fiches et la saisie des données (et encore, avec un personnel exercé...)
- J'ai assuré le transfert de compétences du pilote informatique du Client, ce qui l'a conduit à être totalement autonome à la fin du projet de migration.
- A la suite de ce projet, le réseau commercial s'est développé - il a atteint en 2022 plus de 50 magasins - et dorénavant les opérations sont pilotées par les ressources du Client.
- La mise en œuvre de ce système permet dorénavant des analyses de ventes, une bonne gestion des stocks, un suivi de la démarque et par conséquent, une connaissance des marges en cours d'exercice.
Installation et démarrage d'une Gestion Commerciale (≈200 j/h)
Le projet consistait à effectuer :
- L'installation d'un logiciel de gestion commerciale pour la Grande Distribution, puis son paramétrage et le développement des interfaces nécessaires (système de caisse, PDA)
- La formation des différents types de personnels (Direction, chef de rayons, ELS, caissières, responsable informatique)
- La coordination avec les autres prestataires, tels que fournisseurs de caisses ou de terminaux portables.
- L'organisation et la supervision des saisies nécessaires à la création des bases de données fournisseurs, articles et tarifaires.
- Le lien avec les fournisseurs pour mise en place des bons de commandes et de réception par voie informatique.
Mon rôle a résidé en :
- Le pilotage du projet en autonome depuis le site, avec 6h00 de décalage avec la France métropolitaine.
- La planification des opérations en collaboration avec la Direction du magasin.
- La réalisation des opérations techniques (installations des logiciels, adaptation des programmes, tests, ...)
- La rédaction de nouveaux processus métiers, rendus indispensables par la mise en place d'une gestion commerciale unitaire..
- La formation des utilisateurs (plus de 20 personnes) et l'accompagnement au démarrage.
- L'assistance au démarrage des utilisateurs
- La restitution des informations en cours et en fin de projet.
Bilan
La première difficulté de cette mission d'environ 200 jours/homme a consisté à faire admettre au personnel le passage d'un travail fait à l'ancienne ("le crayon et le papier"...) à une gestion beaucoup plus précise, mais beaucoup moins indulgente en cas d'erreur. J'ai dû expliquer et démontrer les avantages du nouveau système au cours de réunions de groupes et d'entretiens individuels.
Finalement, le bilan permet de mettre en avant les aspects "humains" en plus des aspects techniques habituels :
- Avant d'aborder les aspects fonctionnels du logiciel, j'ai dû proposer à une grande partie des futurs utilisateurs, une présentation du matériel informatique, et surtout une formation à son utilisation. Ensuite seulement, il a été possible d'aborder les fonctions proposées.
- J'ai dû adapter mon discours aux divers interlocuteurs, dans la mesure où mon rôle réclamait des échanges à tous les niveaux, depuis le directeur du magasin jusqu'aux caissières, en passant par les réceptionnaires, les pâtissiers, les bouchers ou encore le personnel administratif.
- Je suis resté sur le site, en autonomie, pendant une période de 5 mois. Cela m'a demandé de planifier précisément mes propres actions et celles des utilisateurs.
- J'ai dû ajuster des programmes sur sites, notamment les interfaces avec le système d'encaissement (en descente des prix et en remontée des ventes), mais également des outils de restitution en conformité avec les attentes de l'équipe administrative (visualisations et éditions)
- J'ai dû faire preuve d'une grande capacité de persuasion afin de convaincre les futurs utilisateurs qu'après quelques jours de formation, le travail effectué manuellement depuis des lustres serait encore mieux exécuté par le système.
Au final, l'utilisation de la gestion commerciale a permis aux Métiers de se libérer de près de 50% du temps passé aux tâches administratives (recherche d'articles dans les catalogues, discussions incessantes avec les fournisseurs, passations manuelles des commandes, réceptions et retours de marchandises chaotiques, etc.) et surtout fourni des outils de gestion pertinents, notamment en ce qui concerne la mise en évidence de la marge nette.